Privacy Policy LTP
1. Wie zijn wij en wat doen we?
Wij zijn LTP Advies B.V en TestNed B.V. (samen, LTP). LTP is het oudste HR-adviesbureau van Nederland en adviseert diverse bedrijven met uiteenlopende vraagstukken. De kern van de dienstverlening bestaat uit assessments voor de selectie en ontwikkeling van (nieuwe) medewerkers, personal development, het uitvoeren van wettelijk vereiste veiligheidskeuringen, team/organisatieontwikkeling en het toepassen van HR gerelateerde analyses (de Diensten). Deze analyses bestaan uit het toepassen van analysetechnieken op kandidaat- en werknemer-gerelateerde gegevens om patronen te zien en te voorspellen ten aanzien van alle aspecten van het werven en managen van werknemers (People Analytics). De veiligheidskeuringen voeren wij onder de naam TestNed uit voor bedrijven die wettelijk verplicht zijn om personeel met veiligheidstaken, zoals spoorpersoneel, te keuren (Veiligheidskeuringen).
Zie graag voor meer informatie over onze Diensten op ltp.nl (de Website).
Wij vinden uw privacy erg belangrijk. Wij zien het dan ook als onze verantwoordelijkheid om uw privacy te beschermen. In deze Privacy Policy leggen we uit welke (soort) Persoonsgegevens we via onze Diensten verwerken. Ook leggen we uit voor welke doeleinden we Persoonsgegevens gebruiken, welke rol wij hebben in de verwerking van Persoonsgegevens en hoelang wij de Persoonsgegevens bewaren.
2. Privacy en de Privacy Wetgeving
Wij verwerken Persoonsgegevens. Met het begrip Persoonsgegevens wordt alle informatie bedoeld waarmee een persoon direct of indirect geïdentificeerd kan worden. Dit is in overeenstemming met de definities van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)[1] en andere relevante wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van Persoonsgegevens (hierna gezamenlijk: de Privacy Wetgeving).
[1] https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016R0679&from=NL
3. Onze positie als Verwerkingsverantwoordelijke
Wij verzamelen en verwerken Persoonsgegevens in het kader van onze Diensten. Wij bepalen het doel en de middelen van deze verwerking van Persoonsgegevens. Dit doen wij ook als wij onze Diensten namens onze Klanten uitvoeren, omdat wij ook altijd een eigen relatie met de kandidaten hebben. Dit betekent dat wij voor onze Diensten als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Privacy Wetgeving handelen.
In sommige gevallen stellen wij gezamenlijk met onze klanten de scope van onze Diensten vast, zoals de invulling van de assessments. Wij handelen dan als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke. In dat geval maken wij afspraken met de Klant over het invullen van onze verantwoordelijkheden onder de Privacy Wetgeving. Hierin komen wij onder andere overeen dat elke partij verantwoordelijk zal zijn voor het naleven van hun verplichtingen onder toepasselijke Privacy Wetgeving. U kunt uw vragen en opmerkingen over de verwerking van uw Persoonsgegevens en uw rechten ook in die gevallen gewoon aan LTP richten.
4. Welke persoonsgegevens verwerken wij en voor welke doeleinden gebruiken wij deze?
Als verwerkingsverantwoordelijke kunnen wij Persoonsgegevens verwerken als u als kandidaat onderdeel bent van onze Diensten, als u als werkgever onze Diensten afneemt (Klanten) en/of als u onze Website bezoekt. Hieronder geven wij per categorie aan welke persoonsgegevens wij verwerken, met welk doeleinde, en welke grondslag wij daarvoor onder de Privacy Wetgeving hebben.
U bent onderdeel van een assessment, People Analytics of Veiligheidskeuring
| (Persoons)gegevens: | Doeleinde(n): | Grondslag(en): |
|
(Contact)gegevens: Voor- en achternaam, e-mailadres, uw telefoonnummer (indien u telefonisch contact opneemt) en uw woonplaats (indien u op locatie het assessment afneemt). Als uw (potentiële) werkgever u een uitnodiging stuurt voor een assessment, dan verkrijgen wij uw contactgegevens van de werkgever. |
Wij gebruiken deze gegevens om:
|
Deze gegevens mogen wij verwerken op grond van een gerechtvaardigd belang om de deelnemer te kunnen contacteren teneinde onze Diensten te kunnen verschaffen. Als sprake is van een Wettelijke Veiligheidskeuring namens een Klant, verwerken wij deze persoonsgegevens ook omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben om onze Klant aan haar Wettelijke Verplichting te laten voldoen. |
|
Profielgegevens: Geboortedatum, opleidingsniveau, geslacht, naam van de werkgever, uw huidige en /of eventueel toekomstige functie en betreffende sector. |
Wij gebruiken deze gegevens om:
|
Deze gegevens mogen wij verwerken op grond van uw toestemming. Als sprake is van een Wettelijke Veiligheidskeuring namens een Klant, verwerken wij deze persoonsgegevens ook omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben om onze Klant aan haar Wettelijke Verplichting te laten voldoen. |
|
Assessment en coachingsresultaten:
|
Wij gebruiken deze gegevens om:
|
De assessment- en feedbackresultaten worden verwerkt op grond van uw uitdrukkelijke toestemming. Na het invullen van het assessment vragen wij apart uw uitdrukkelijke toestemming voor het delen van uw assessmentgegevens met uw (potentiële) werkgever. |
|
Veiligheidskeuringen (naast bovenstaande persoonsgegevens):
|
Wij gebruiken deze gegevens om (naast bovenstaande doeleinden):
|
Wij verwerken deze persoonsgegevens omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben om onze Klant aan haar Wettelijke Verplichting te laten voldoen. Bij kandidaten met bestaande veiligheidsfuncties delen wij de toelichting bij de veiligheidskeuring met de (potentiële) werkgever na uitdrukkelijke toestemming van de kandidaat. |
Een deel van onze Diensten vindt plaats via de App:
| (Persoons)gegevens: | Doeleinde(n): | Grondslag(en): |
|
Contactgegevens: Voor- en achternaam, e-mailadres en uw telefoonnummer indien u telefonisch contact opneemt. Als uw (potentiële) werkgever u een uitnodiging stuurt voor een assessment, dan verkrijgen wij uw contactgegevens van de werkgever. |
Wij gebruiken deze gegevens om:
|
Deze gegevens mogen wij verwerken op grond van een gerechtvaardigd belang om de deelnemer te kunnen contacteren teneinde onze Diensten te kunnen verschaffen. |
|
Accountgegevens: Voor- en achternaam, e-mailadres, wachtwoord, geslacht en geselecteerde taal. |
Wij gebruiken deze gegevens om:
|
Deze gegevens mogen wij verwerken op grond van uw uitdrukkelijke toestemming. |
|
Assessment en feedbackresultaten: Unieke gebruikers-ID’s, uw e-mailadres, en de e-mailadressen van degene aan wie u feedback opvraagt; De antwoorden op de vragenlijst(en), de reageertijd en het tijdstip van het invullen van de vragenlijst(en); en Verkregen feedback over uzelf/verstrekte feedback over de persoon die u feedback geeft. |
Wij gebruiken deze gegevens om:
|
De assessment- en feedbackresultaten worden verwerkt op grond van uw uitdrukkelijke toestemming. Na het invullen van uw assessment kunt u toestemming geven voor het delen van uw assessmentgegevens aan LTP en/of uw (potentiele) werkgever via de App instellingen. |
Als u onze dienst afneemt als Klant:
| (Persoons)gegevens: | Doeleinde(n): | Grondslag(en): |
|
(Contact)gegevens klanten: Voor- en achternaam, telefoonnummer en e-mailadres van de contactpersoon. |
Wij gebruiken deze gegevens om:
|
Wij mogen deze gegevens verwerken, omdat dit nodig is ter uitvoering van de overeenkomst met onze klant. |
|
Betaalgegevens Bankgegevens (rekeningnummer, naam rekeninghouder, BIC-gegevens). |
We gebruiken deze gegevens om:
|
Wij mogen deze gegevens verwerken, omdat dit nodig is ter uitvoering van de overeenkomst met onze klant. Ook zijn wij wettelijk verplicht om (een deel van) deze gegevens te verwerken en/of te delen voor/met de Belastingdienst. |
Indien u onze Website bezoekt:
|
Technische informatie Informatie over het gebruikte toestel-type om toegang te krijgen tot onze Website, IP-adres en informatie over het gebruikte browser-type. |
We gebruiken deze gegevens om:
|
We kunnen deze (persoons)gegevens verwerken, omdat we een gerechtvaardigd belang hebben bij een goed functionerende Website. |
|
Nieuwsbrieven E-mailadres en naam. |
We gebruiken deze gegevens om:
|
Deze gegevens mogen wij verwerken op grond van uw toestemming. In iedere nieuwsbrief is een link waar u zich kan afmelden. |
|
Contactgegevens indien u met ons contact opneemt via de Website De door u opgegeven naam, e-mailadres, telefoonnummer, de naam van uw organisatie en eventuele persoonsgegevens vervat in uw toegestuurde (chat)bericht of contactformulier. Indien u contact met ons opneemt per e-mail, verwerken wij alleen uw e-mailadres en eventuele persoonsgegevens vervat in uw toegestuurde e-mailbericht. |
We gebruiken deze informatie om:
|
We mogen deze Persoonsgegevens verwerken, omdat we een gerechtvaardigd belang hebben om (potentiële) klanten en/of kandidaten te contacteren en te helpen op basis van hun commentaar of vraag. |
|
Sociale media gegevens Informatie die u openbaar maakt, wanneer u een reactie achterlaat of op een andere manier iets op onze sociale media kanalen post. |
We gebruiken deze informatie om:
|
We mogen deze Persoonsgegevens verwerken, omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben bij het verwerken van deze gegevens en omdat u deze informatie vrijwillig openbaar maakt. Onze sociale media kanalen worden ook beheerd door het sociale medium zelf. Controleer hier het privacybeleid van de platformen zelf om te zien hoe elk sociaal medium Persoonsgegevens verwerkt: LinkedIn: Privacy Policy Twitter: Privacy Policy Facebook: Privacy Policy |
5. Geautomatiseerde besluitvorming
Bij een gefaseerd assessment kan gebruik worden gemaakt van automatische besluitvorming op basis van de online testresultaten (zelfevaluatie). Dit betekent dat de ingevulde vragenlijsten door een geautomatiseerd systeem worden beoordeeld op geschiktheid voor de relevante functie. Dit om een betere consistentie en eerlijke behandeling (door minder kans op willekeur of menselijke fouten) in het besluitvormingsproces te waarborgen. De kandidaat krijgt de mogelijkheid om tegen deze geautomatiseerde besluitvorming bezwaar te maken of additionele feedback op te vragen. Zo zorgen we ervoor dat de uitslag, indien de kandidaat hierom verzoekt, ook onderhevig is aan een menselijke beoordeling.
Als wij gebruik maken van deze automatische besluitvorming, wordt de kandidaat hierover apart geïnformeerd.
6. Delen we uw Persoonsgegevens met anderen?
Verwerkers
We maken in het kader van onze Diensten gebruik van enkele partijen die de Persoonsgegevens ten behoeve van ons verwerken (Verwerkers). Wij zetten bijvoorbeeld Verwerkers in voor het gebruik maken van de (IT) dienstverlening van derden zoals software hostings, data-opslag provider (AWS), ERP systeem (AFAS), marketingtools (zoals MailChimp en Pipedrive) en e-mailprovider (Outlook). Wij hebben met al onze Verwerkers afspraken vastgelegd in verwerkersovereenkomsten waarin – in lijn met deze Privacy Policy – is vastgelegd wat deze partijen met de Persoonsgegevens mogen doen, hoe zij die moeten beveiligen en wanneer deze verwijderd moeten worden.
Externe Verwerkingsverantwoordelijken
Wanneer wij daartoe uitdrukkelijke toestemming hebben verkregen of, in geval van een Veiligheidskeuring, daarvoor een wettelijke plicht bestaat, delen wij persoonsgegevens van kandidaten met (potentiële) werkgevers.
Betalingen kunnen verwerkt worden via onze externe betalingsprovider Mollie. Op de betalingen die je via deze dienst(en) verricht, zijn de voorwaarden van de dienst van toepassing. De door jou aan deze betaalprovider verstrekte Persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met hun eigen privacybeleid.
Wij zijn wettelijk verplicht om (een deel van) de Persoonsgegevens op te nemen in onze financiële administratie, die gedeeld moet worden met de Belastingdienst. De Belastingdienst zal deze Persoonsgegevens als Verwerkingsverantwoordelijke verwerken in overeenstemming met haar eigen privacybeleid.
Afgezien van het bovenstaande zullen we uw gegevens niet delen met derde partijen – tenzij we hiertoe wettelijk verplicht zijn.
7. Hoe lang bewaren we de persoonsgegevens?
Wij bewaren de persoonsgegevens alleen zolang wij ze nodig hebben voor bovengenoemde doeleinden. Daarbij hanteren wij in ieder geval de volgende bewaartermijnen:
Persoonsgegevens van kandidaten (geen Veiligheidskeuring) | Deze gegevens bewaren wij zes (6) jaar vanaf het moment dat de Persoonsgegevens worden verstrekt aan LTP, tenzij u uw toestemming eerder intrekt. In dat geval worden de op grond van de toestemming verstrekte Persoonsgegevens verwijderd. De inzichten die voorvloeien uit de bewaartermijn van zes jaar zijn noodzakelijk voor het (representatief) in kaart brengen van een trendvergelijking van de ontwikkelingen van de Kandidaat en hier blijvend op te kunnen toezien. Een bewaartermijn van zes jaar vormt een grote meerwaarde voor het assessment en is daarmee, naast in het belang van onze Klanten, voornamelijk in het belang van de Kandidaat.
Persoonsgegevens van kandidaten die deelnemen aan een Veiligheidskeuring | Deze gegevens bewaren wij op grond van de wettelijke bewaarplicht geldend voor Veiligheidskeuringen voor een periode van zes (6) jaar.
Persoonsgegevens van websitebezoekers | Deze gegevens worden bewaard voor zolang als nodig is voor de doeleinden ervan. De gegevens die u deelt op onze sociale media-pagina’s kunnen onder meer door uzelf worden aangepast of verwijderd.
Persoonsgegevens in onze administratie voor de Belastingdienst | Deze gegevens bewaren wij zeven (7) jaar, tenzij we wettelijk verplicht zijn de gegevens langer te bewaren.
Persoonsgegevens voor het versturen van nieuwsbrieven | Deze gegevens worden bewaard tot het moment dat u zich uitschrijft voor onze nieuwsbrief.
Overige informatie | We bewaren andere Persoonsgegevens alleen voor zolang als nodig is voor de doeleinden van de verwerking. Dit betekent dat andere persoonsgegevens worden gewist zodra ze niet meer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor we ze hebben verwerkt.
Wij bewaren de persoonsgegevens langer dan bovengenoemde termijnen, als wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.
8. Exporteren gegevens buiten de Europese Unie (EU)
LTP heeft niet het voornemen om persoonsgegevens over te dragen naar partijen buiten de EU, en zal zich dan ook inzetten om uitsluitend persoonsgegevens binnen de EU te (laten) verwerken. Echter, onze Verwerkers behouden zich het recht voor om persoonsgegevens over te dragen naar databases buiten de EU in het geval van exceptionele noodsituaties (zoals storingen en/of natuurrampen). LTP zal er zoveel mogelijk op toezien dat de overdracht van gegevens buiten de EU altijd gebeuren in overeenstemming met de Privacy Wetgeving (hoofdstuk 5 van de AVG).
9. Hoe beschermen we de persoonsgegevens?
We werken hard om de persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde of onrechtmatige toegang, wijziging, openbaarmaking, gebruik of vernietiging. We nemen onder andere de volgende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beschermen:
- Wij handelen volgens de ISO27001 norm m.b.t. informatiebeveiliging en;
- Beveiliging van onze netwerkverbindingen via Secure Socket Layer (SSL) of Transport Layer Security (TLS) of een vergelijkbare technologie;
- Beveiliging van de persoonsgegevens conform de ISO 27001/27002 norm;
- Beperkte toegang tot de (persoons)gegevens voor de klanten via tweefactorauthenticatie;
- Beperkte toegang tot de (persoons)gegevens voor werknemers en freelancers via eenmalige tweefactorauthenticatie;
- Jaarlijkse audits van onze beveiliging door een externe partij; en
- (Verplichte) vertraging opnemen in e-mailverzending.
10. Uw rechten
Op grond van de Privacy Wetgeving heeft u de hieronder beschreven rechten. Deze rechten voeren wij altijd uit, tenzij een prangende reden bestaat om dat niet te doen en persoonsgegevens toch te blijven bewaren of niet te wijzigen. Dit is altijd het geval bij Veiligheidskeuringen, omdat hiervoor een wettelijke plicht bestaat waar wij onze Klanten bij ondersteunen:
- ons te verzoeken om uw gegevens te corrigeren of te updaten;
- ons te verzoeken om uw gegevens uit ons gegevensbestand te verwijderen, zonder opgaaf van redenen;
- ons te verzoeken om een kopie van alle persoonsgegevens die we van u verwerkt hebben. Wij kunnen deze kopie op uw verzoek ook doorsturen naar een andere databeheerder;
- uw toestemming voor het verwerken van uw gegevens in te trekken, indien de verwerking op toestemming is gebaseerd. Dit heeft geen invloed op de geldigheid van de verwerkingen vóór het moment dat u uw toestemming intrekt;
- bij ons bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens;
- een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, indien u denkt dat wij uw gegevens onrechtmatig verwerken.
Voor het uitoefenen van bovenstaande rechten, vragen of opmerkingen over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan, kun u contact opnemen via onderstaande contactgegevens. Wij streven ernaar jouw bericht binnen 2 werkdagen te beantwoorden en binnen 4 weken uit te voeren.
11. Cookies
Wij maken op onze Website en ons Assessment Systeem gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein tekstbestand dat op uw computer kan worden geplaatst wanneer u onze Website of ons Assessment Systeem bezoekt. Dit tekstbestand identificeert uw browser en/of computer. Wanneer u onze Website of ons Assessment Systeem opnieuw bezoekt, zorgt de cookie ervoor dat onze Website of ons Assessment Systeem uw browser of computer herkent.
Wij maken gebruik van de volgende soorten cookies:
Functionele cookies | Functionele cookies zijn essentieel voor de werking van onze Website. Ze stellen u in staat om zich door onze Website te navigeren en gebruik te maken van de daarin verwerkte functies. Wij maken gebruik van deze cookies om de functionaliteit van bepaalde pagina’s van de Website te optimaliseren.
Analytische of statistische cookies | Analytische cookies (zoals Google Analytics) worden gebruikt om de kwaliteit en effectiviteit van de Website en het Assessment Systeem te onderzoeken. De statistieken worden anoniem bijgehouden. LTP slaat slechts het sessie-ID, taal van de browser en de ID van de tests die gemaakt worden op. We kunnen bijvoorbeeld zien hoeveel gebruikers de Website en het Assessment Systeem bezoeken en welke pagina’s worden bezocht. We gebruiken deze informatie om onze Website, ons Assessment Systeem en Diensten te verbeteren.
Tracking cookies | Tracking cookies volgen het klik- en surfgedrag van de websitebezoekers. Cookies van externe aanbieders, waaronder Google, Facebook, Twitter, LinkedIn kunnen worden gebruikt om advertenties te plaatsen op basis van eerdere bezoeken van een gebruiker aan onze Website.
We maken gebruik van de leadgeneratieservice van Leadinfo B.V., Rotterdam, Nederland. De tool herkent bedrijfsbezoeken op onze website op basis van IP-adressen en toont ons openbaar beschikbare informatie, zoals bedrijfsnamen of adressen. Bovendien plaatst Leadinfo twee first-party cookies, om het gebruikersgedrag op onze website te evalueren en verwerkt de tool domeinen uit formulierinvoeringen (bijv. “Leadinfo.com”) om IP-adressen met bedrijven te correleren en diensten te verbeteren. Meer informatie is beschikbaar op www.leadinfo.com. Op deze pagina vindt u een opt- out-optie. Bij een opt-out worden uw gegevens niet langer door Leadinfo geregistreerd.
Daarnaast wordt de Website van LTP beschermd door de beveiligingscookie ReCAPTCHA: een tool die onder meer ervoor zorgt dat kwaadaardige software en nep-bezoekers worden geblokkeerd van onze Website. Raadpleeg deze privacy policy om te bekijken welke persoonsgegevens hiervoor worden verzameld.
Als u geen cookies wilt laten plaatsen op uw apparaat bij gebruik van de Website, kunt u dit wijzigen via de cookie-instellingen van uw browser. Houd er rekening mee dat sommige functies of diensten van onze Website mogelijk niet of niet zo goed functioneren zonder cookies.
12. Websites van derde partijen
Bezoekers van onze website kunnen (hyper)links op onze Website aantreffen die linken naar de websites van partners, leveranciers, adverteerders, sponsoren, licentiegevers of andere derde partijen. We hebben geen controle over de inhoud of de links die verschijnen op deze websites en we zijn niet verantwoordelijk voor de praktijken van websites gelinkt naar of van onze Website. Daarnaast kunnen deze websites, inclusief hun inhoud en links, constant veranderen. Deze websites kunnen hun eigen privacybeleid, gebruikersvoorwaarden en klantenbeleid hebben. Het browsen en interactie op elke andere website, inclusief websites die zijn gelinkt naar of van onze Website, zijn onderworpen aan de voorwaarden en het beleid van die website.
13. Wijzigingen in deze Privacy Policy
Wij zijn constant op zoek naar manieren om onze Website en Diensten te verbeteren. We kunnen onze Privacy Policy daarom van tijd tot tijd updaten. Als wij de Privacy Policy op significante wijze veranderen, dan zullen wij de betrokkenen daarvan op de hoogte stellen.
14. Contactgegevens LTP Advies B.V. en TestNed B.V.
De entree 99-197
18e en 19e verdieping
1101 HE Amsterdam
+31 (0)20 3050400
info@ltp.nl
ltp.nl
KvK-nummer: 34139534
BTW-nummer: NL8102.84.881.B.01
