Zelforganiserende teams bestaan al tientallen jaren. Door alle technologische ontwikkelingen is snel schakelen in organisaties een must om te kunnen overleven. Hiërarchische structuren werken vaak vertragend. Daarom zetten steeds meer bedrijven de stap naar zelforganiserende teams. Wat zijn de succesfactoren? Waar gaat het vaak mis?
Het concept van zelforganiserende teams…
… impliceert een verschuiving van een traditionele organisatiestructuur (top-down) naar een decentralisatie van de macht. De hiërarchie verdwijnt. Medewerkers krijgen de vrijheid en verantwoordelijkheid om zelf hun werk in te richten: hoe, waar en wanneer. Zolang ze maar hun (gezamenlijke) taken en doelen succesvol afronden.
Een zelforganiserend team wordt alleen succesvol met zelforganiserende medewerkers. Medewerkers die willen investeren in zichzelf en in de ander. Die als team méér willen zijn dan de afzonderlijke teamleden.
Obstakels en succesfactoren
Op basis van ervaringen en uitgebreid onderzoek van organisaties die zelforganiserende teams hebben geïmplementeerd, zijn de belangrijkste factoren voor succes en mislukken te benoemen.
Waarom het vaak misgaat: rolverwarring
Een serieus risico in zelforganiserende teams is rolverwarring. Dit kan al in de startfase plaatsvinden of later wanneer er nieuwe mensen aan het bestaand team worden toegevoegd.
Wanneer teamleden onbewust en op de automatische piloot hun rollen aannemen (op basis van hun posities, functies of persoonlijkheid), gaat het vaak snel mis. Inspanningen van het team worden soms onnodig dubbel gedaan, er ontstaan misverstanden, deadlines worden niet gehaald en taken over het hoofd gezien. Bovendien leidt het tot een afname van het onderlinge vertrouwen en zorgt het voor frustratie en stress.
Waarom het vaak misgaat: conflictoplossing
Bij een meningsverschil tussen teamleden kan het team dit niet aan hun manager of teamleider voorleggen. Zij moeten het op eigen kracht oplossen. Volgens het ‘Conflict Mode Instrument’ van Thomas-Kilmann zijn er 5 typische manieren hoe mensen kunnen reageren. Alle vijf kunnen nuttig zijn, afhankelijk van de context. Als het team zich hier bewust van is, lukt het beter om op tijd te herkennen wanneer het misgaat, en dit bespreekbaar te maken.
- Onder het vloerkleed.
Meningsverschillen worden vermeden of onder het vloerkleed geschoven. Deze manier werkt bij kleinere problemen of wanneer de betrokken personen moeten kalmeren en terug moeten naar hun standpunt. - Aanpassen aan de ander.
Wanneer de stabiliteit en harmonie van de onderlinge relaties belangrijker zijn dan de teamprestaties, zijn mensen eerder geneigd om zich aan te passen aan de ander. Ze maken hun eigen belangen ondergeschikt aan die van de ander. - Compromissen sluiten.
Een voor beide partijen aanvaardbare oplossing creëren door allebei iets in te leveren. Deze manier is geschikt wanneer je snel een oplossing moet vinden of wanneer het belangrijk is om (tijdelijk) overeenstemming te krijgen voor een complex probleem. - De samenwerking opzoeken.
Nadat de belangen van alle betrokken zijn erkend, ga je gezamenlijk aan een oplossing werken. Een oplossing waar iedereen tevreden mee is. - De competitie aangaan.
Het eigenbelang voorop stellen, ten koste van de belangen van andere teamleden. Deze manier is passend wanneer je binnen het team creativiteit of ontwikkeling wil stimuleren.
Succesfactoren
Zelforganiserende teams die vanaf het begin de juiste ondersteuning krijgen, zijn succesvoller dan teams die in het diepe worden gegooid:
- De teamleden moeten weten wat de principes van zelfmanagement zijn en daarin worden getraind. Denk aan communicatievaardigheden, besluitvorming, probleemoplossing en conflicthantering.
- Bedrijven moeten hun plannen voor de toekomst delen. Zelforganiserende teams kunnen alleen succesvol zijn wanneer de teamleden weten waar hun bedrijf naartoe gaat. Alleen dan kan het team ook eigen strategische plannen maken en doelen stellen.
- Er is in zelforganiserende teams geen ruimte voor medewerkers die zich niet betrokken voelen bij het team en de organisatie.
Psychologische veiligheid, elkaar kennen
Aan de basis voor de succes- en faalfactoren ligt één cruciale voorwaarde: psychologische veiligheid. Onderzoek van Google waarbij 180 teams zijn betrokken, laat zien dat dit het belangrijkste kenmerk van effectieve teams is.
Hoe ziet zo’n psychologisch veilig team er uit?
De teamleden doen moeite om elkaars talenten en verschillen te leren kennen en erkennen en waarderen die van elkaar. Er mogen fouten gemaakt worden; als je er maar van leert! Verder mag je jezelf zijn en vanuit jouw perspectief, rekening houdend met de beleving van een ander, ideeën inbrengen en feedback delen en geven. Dat betekent onder meer dat je je kwetsbaar en moedig op durft te stellen en dat je je eigen kwaliteiten, valkuilen en ergernissen goed kent.
Met de Persona.fit aanpak krijgen teamleden snel inzicht in hun persoonlijke- en teamprofiel. Met behulp van een App krijgt ieder teamlid zicht op zijn/haar rollen in het team. De rollen die hij/zij van nature in zich heeft (persoonlijkheid), de rollen die hij/zij ambieert en de rollen die de andere teamleden in hem/haar zien. Op teamniveau wordt weergegeven wat de combinatie van deze profielen betekent voor de teamfocus, teameffectiviteit en teamdynamiek.
De volgende stap is om elkaar real-time feedback te vragen over rollen en over gedrag in concrete situaties. Persona.fit helpt zo om een open feedbackcultuur te creëren, door de kracht van feedback op een natuurlijke manier te introduceren. Teamleden leren elkaar en zichzelf snel beter kennen en nemen samen de verantwoordelijkheid voor de ontwikkeling van het team.
