Door alle technologische ontwikkelingen is snel schakelen in organisaties een must om te kunnen overleven. Hiërarchische structuren werken vertragend, daarom zetten steeds meer bedrijven de stap naar zelforganiserende teams. Wat zijn de succesfactoren van deze werkwijze? En waar gaat het vaak mis?
Wat zijn zelforganiserende teams?
Het concept van zelforganiserende teams impliceert een verschuiving van een traditionele organisatiestructuur (top-down) naar een decentralisatie van de macht. De hiërarchie verdwijnt. Medewerkers krijgen de vrijheid en verantwoordelijkheid om zelf hun werk in te richten: hoe, waar en wanneer. Zolang ze maar hun (gezamenlijke) taken en doelen succesvol afronden.
Een zelforganiserend team wordt alleen succesvol met zelforganiserende medewerkers. Medewerkers die willen investeren in zichzelf en in de ander. Die als team méér willen zijn dan de afzonderlijke teamleden.
Obstakels van zelforganiserende teams
Op basis van ervaringen en uitgebreid onderzoek van organisaties die zelforganiserende teams hebben geïmplementeerd, zijn de belangrijkste factoren voor succes en mislukken te benoemen.
Waarom het vaak misgaat: rolverwarring
Een serieus risico in zelforganiserende teams is rolverwarring. Dit kan al in de startfase plaatsvinden of later wanneer er nieuwe mensen aan het bestaand team worden toegevoegd.
Wanneer teamleden onbewust en op de automatische piloot hun rollen aannemen (op basis van hun posities, functies of persoonlijkheid), gaat het vaak snel mis. Inspanningen van het team worden soms onnodig dubbel gedaan, er ontstaan misverstanden, deadlines worden niet gehaald en taken over het hoofd gezien. Bovendien leidt het tot een afname van het onderlinge vertrouwen en zorgt het voor frustratie en stress.
Waarom het vaak misgaat: conflictoplossing
Bij een meningsverschil tussen teamleden kan het team dit niet aan hun manager of teamleider voorleggen. Zij moeten het op eigen kracht oplossen. Volgens het ‘Conflict Mode Instrument’ van Thomas-Kilmann zijn er 5 typische manieren hoe mensen kunnen reageren. Alle vijf kunnen nuttig zijn, afhankelijk van de context. Als het team zich hier bewust van is, lukt het beter om op tijd te herkennen wanneer het misgaat, en dit bespreekbaar te maken.
1. Onder het vloerkleed
Meningsverschillen worden vermeden of onder het vloerkleed geschoven. Deze manier werkt bij kleinere problemen of wanneer de betrokken personen moeten kalmeren en terug moeten naar hun standpunt.
2. Aanpassen aan de ander
Wanneer de stabiliteit en harmonie van de onderlinge relaties belangrijker zijn dan de teamprestaties, zijn mensen eerder geneigd om zich aan te passen aan de ander. Ze maken hun eigen belangen ondergeschikt aan die van de ander
3. Compromissen sluiten
Een voor beide partijen aanvaardbare oplossing creëren door allebei iets in te leveren. Deze manier is geschikt wanneer je snel een oplossing moet vinden of wanneer het belangrijk is om (tijdelijk) overeenstemming te krijgen voor een complex probleem.
4. De samenwerking opzoeken
Nadat de belangen van alle betrokken zijn erkend, ga je gezamenlijk aan een oplossing werken. Een oplossing waar iedereen tevreden mee is.
5. De competitie aangaan
Het eigenbelang voorop stellen, ten koste van de belangen van andere teamleden. Deze manier is passend wanneer je binnen het team creativiteit of ontwikkeling wil stimuleren.
Succesfactoren van zelforganiserende teams
Zelforganiserende teams die vanaf het begin de juiste ondersteuning krijgen, zijn succesvoller dan teams die in het diepe worden gegooid:
- De teamleden moeten weten wat de principes van zelfmanagement zijn en daarin worden getraind. Denk aan communicatievaardigheden, besluitvorming, probleemoplossing en conflicthantering.
- Bedrijven moeten hun plannen voor de toekomst delen. Zelforganiserende teams kunnen alleen succesvol zijn wanneer de teamleden weten waar hun bedrijf naartoe gaat. Alleen dan kan het team ook eigen strategische plannen maken en doelen stellen.
- Er is in zelforganiserende teams geen ruimte voor medewerkers die zich niet betrokken voelen bij het team en de organisatie.
Psychologische veiligheid als voorwaarde
Aan de basis voor de succes- en faalfactoren ligt een cruciale voorwaarde: psychologische veiligheid. Dit is één van de drie essentiële pijlers voor effectieve teams. Ontbreekt het binnen een team of organisatie aan psychologische veiligheid, dan stagneert eigenlijk alles. Zonder een psychologisch veilige basis, geen groei.
Hoe ziet een psychologisch veilig team er uit?
De teamleden doen moeite om elkaars talenten en verschillen te leren kennen en erkennen en waarderen die van elkaar. Er mogen fouten gemaakt worden; als je er maar van leert! Verder mag je jezelf zijn en vanuit jouw perspectief, rekening houdend met de beleving van een ander, ideeën inbrengen en feedback delen en geven. Dat betekent onder meer dat je je kwetsbaar en moedig op durft te stellen en dat je je eigen kwaliteiten, valkuilen en ergernissen goed kent.
Aan de slag: teamontwikkeling
Teams vormen de ruggengraat van moderne organisaties en bieden de flexibiliteit die nodig is om te groeien. Aandacht voor teamontwikkeling is daarom cruciaal, zéker bij zelforganiserende teams. People Data spelen hierbij een onmisbare rol: ze zijn geen hulpmiddel, maar de basis voor duurzame groei. Met de juiste psychologische people data bouw je aan wendbare teams die als hefboom dienen voor organisatieontwikkeling. De teamaanpakken van LTP zijn daarom altijd datagedreven én mensgericht voor maximale en duurzame impact.
