Als gevolg van de intelligente lockdown werk ik, zoals de meesten van ons, vanuit huis en met een virtuele team. Een unieke experimentele setting. Wat kunnen we hiervan leren om – als dit alles achter de rug is – het nog beter te doen en de betrokkenheid en focus te vergroten? Mijn tips na 3 weken intelligente lockdown? Stel je kwetsbaar op in je communicatie, maak bestaande teams kleiner en gebruik de juiste technologie. Meer weten? Lees dan verder.
Kwetsbaar en transparant communiceren
Communiceer vaak en veel, meer dan voorheen. Dagelijks kort team overleg is het minimale om iedereen betrokken te houden. Dit is nodig want mensen willen zich veilig voelen en meer aandacht krijgen dan normaal. In een video call moet je er echt op letten iedereen aan het woord te laten, er bij te betrekken. Reden is dat interruptie lastiger is (door soms trage Wifi) en dat je als manager niet het overzicht van de hele groep hebt. Hierdoor zijn dominante teamleden in het voordeel en meer aan het woord.
Geef iedereen dus het woord en wees heel duidelijk en open over de feiten: omzet, forecast, zieken, liquiditeit, noodmaatregelen, etc. Geef toe: “We weten niet hoe de wereld en ons team er over 4 maanden of over 1 jaar uit zal zien”. Stel je dus kwetsbaar op. Dat wekt vertrouwen. Laat wel merken dat je er echt alles aan doet om het te begrijpen en onder de knie te krijgen. Laat zien dat je geen overhaaste beslissingen neemt. Geen paniek, niet meehuilen met de wolven in het bos, en zeker niet doen alsof je weet hoe het opgelost moet worden. Dat weet namelijk nog niemand.
Kleinere teams
De huidige teams zijn vaak te groot voor complexe taken. Dan werkt het video/telefoon overleg minder goed. Overweeg daarom bij complexe taken kleinere virtuele teams te maken. Er is dan namelijk meer en ongestructureerd overleg nodig.
Let daarbij op de samenstelling: zorg dat verschillende teamrollen en persoonlijkheden vertegenwoordigd zijn. Dat kan een team vleugels geven: een aanpakker, een expert, een innovator en een coördinator bereiken samen meer dan bijvoorbeeld 4 experts.
Een goed virtueel team bestaat ook uit persoonlijkheden met goede communicatieve vaardigheden, onafhankelijke zelf-starters met voldoende organisatie sensitiviteit. Aan het begin van het project moeten de teamstructuur, teamrollen, verantwoordelijkheden, mijlpalen en doelen duidelijk zijn bepaald.
Juiste technologie
Het is belangrijk voor ieder virtueel team om goede technologie te gebruiken, conference calls en met name video conferencing via bijvoorbeeld MS Teams. Gebruik technologie die de stemming, focus en betrokkenheid van de teamleden meet. Gebruik technologie ook om het team samen te stellen en nieuwe leden in te passen in het team. Wat is de impact van een nieuw lid op het geheel en op de invulling van de eigen rol? Let daarbij mogelijke derailers, want onder druk worden uitingen van karaktertrekken extremer, maar dus met name op ‘dominantie’. Teamleden die daar hoog op scoren zullen hun rol tijdens de virtuele meetings overdrijven en andere minder ruimte geven. Geef elkaar daarom direct feedback na een virtueel team overleg. Blijf leren, van elkaar en over jezelf.
Tot slot een tip: Persona.fit (www.persona.fit) is een handige tool om virtuele teams samen te stellen, betrokkenheid en focus te meten en continue feedback aan elkaar te geven en zo te blijven leren. De dashboards bevallen mij goed. Persona.fit is tijdens de intelligente lockdown gratis te downloaden in de App Store of Google Play Store (gebruik code 1337).
Werken in een virtueel team is dus niet makkelijk. Tijdens deze intelligente lockdown zijn we echter gedwongen zo te werken. We passen ons snel aan en we leren. Dat geldt ook voor de managers van deze teams. Daarbij komt: we leren dit in een crisis, dus met stress, onzekerheid. Straks, als alles weer normaal is, valt dat weg. Dan hebben we een veilige omgeving en valt het nieuwe, digitale werken niet meer weg te denken. Het is ons gelukt!
