[recap] Ontbijtsessie over het bouwen aan toekomstgerichte teams

Eind mei vond de derde in een reeks ontbijtsessies plaats. En we hebben alweer mooie plannen voor na de zomer! Maar eerst blikken we terug op de sessie over het bouwen aan toekomstgerichte teams. Een zeer relevant thema, dat niet altijd de aandacht krijgt die het verdient. Hieronder de key take-aways.

Niet lezen maar kijken?

Voor wie niet alleen de samenvatting wil lezen, maar graag de hele presentatie wil terugzien: dat kan! In 60 minuten ben je volledig bijgepraat. Laat je gegevens achter en we sturen de (verkorte) opname jouw kant op.

Waarom teams zo belangrijk zijn

We staan in organisaties voor ongekende uitdagingen en moeten ultiem wendbaar zijn. De hiërarchische hark sluit hier al lang niet meer bij aan. We hebben te maken met een VUCA- wereld (Volatile, Uncertain, Complex, Ambiguous) en alleen redden we het niet. Samenwerken in – en dan met name diverse – teams is cruciaal om complexe uitdagingen het hoofd te kunnen bieden. Ook op het hoogste niveau.

We hebben teams nodig om verandering te realiseren en te kunnen anticiperen op de toekomst. Ook zorgt het werken in een team voor een gevoel van purpose en belonging. Dat hebben we gezien in de coronaperiode: het samenwerken in een team – weliswaar op afstand – bleek een cruciaal vangnet. Het team was een plek waar men kon schuilen, van elkaar kon leren, samen resultaten werden behaald en men elkaar hielp ontwikkelen.

Het werken in teams, met name in diverse teams, houdt ons scherp om te blijven veranderen. Dat is hard nodig om te kunnen anticiperen op de toekomst.

Het vraagt de nodige aandacht

Teams gaan steeds meer als ruggengraat in de organisatie fungeren. Het vraagt echter wel de nodige aandacht om een sterk, toekomstgericht team te bouwen. Het is opvallend dat hier in organisaties relatief weinig aandacht aan wordt besteed. Gewoon een paar mensen bij elkaar zetten, omdat dat past in de structuur, is een gemiste kans.

Lencioni, de auteur van het boek over de vijf valkuilen van teams, beschrijft op basis van onderzoek dat 80% van de teams niet goed functioneert. En in haar boek ‘Goed teamwerk’ geeft Karin Derksen aan dat op teamwerk gemiddeld een rendementsverlies zit van 25% ten opzichte van wat medewerkers zouden realiseren als ze individueel werkten.

Dit rendementsverlies kan allerlei oorzaken hebben: gebrekkige communicatie, slechte samenwerking, onvoldoende focus, belemmerend leiderschap of het ontbreken van psychologische veiligheid. Dit wordt nog erger naarmate teams groter worden. Kijk maar eens naar onderstaande afbeelding. Als je ziet hoeveel interactie er is, helemaal bij een (te) groot team, dan begrijp je waarom er vaak zoveel ‘gedoe’ is in de samenwerking:

Hoe kunnen we dan zorgen dat teams beter gaan functioneren?

Naast de praktische regels voor een team (gezamenlijk doel, omvang, duidelijke rollen en verantwoordelijkheden, onderlinge afhankelijkheid), zijn er drie basisvoorwaarden die direct met elkaar samenhangen en die in elke teamfase aandacht verdienen:

  • Psychologische veiligheid
    Gaat niet om ‘aardig zijn’ en ‘harmonie’, maar dat iedereen in het team zich vrij voelt om te spreken, zichzelf uit te spreken en fouten toe te geven. Er is voldoende beweegruimte om te zijn wie je bent en met elkaar beter te worden.
  • Leiderschap (informeel of formeel)
    Leiders stellen een lerende cultuur voorop en organiseren hun eigen feedback en tegenspraak. Zij hebben een moreel kompas, blijven bij druk overeind, hebben lef, zijn wendbaar en optimistisch. Als een leider onder druk komt, kan toxic gedrag naar boven komen. Inzicht in dat toxic gedrag helpt de leider én het team.
  • Teamleden: be your own boss!!
    Teamleden hebben ook een eigen verantwoordelijkheid om het team mooi en succesvol te maken. Zij spreken zich uit, ook naar de leidinggevenden, delen ideeën, vragen en geven feedback en zijn open over fouten en falen. Ze zijn geen bystander. Steun elkaar, verschuil je niet: voorkom grensoverschrijdend gedrag.
Het mooie van deze tijd is dat we met behulp van People Data in elke fase waardevolle inzichten kunnen bieden.

Teamfase die aandacht verdient #1: start of aanvulling van een team

We hebben de evolutionaire neiging om mensen op te zoeken die op ons lijken. Terwijl het werken in met name diverse teams ons scherp houdt om te blijven veranderen, we succesvoller complex (nadenk)werk kunnen verrichten én kunnen leren van elkaar.

Uit metaonderzoek blijkt dat een zorgvuldige teamcompositie op basis van de persoonlijkheidseigenschappen van de teamleden van invloed is op de teamperformance. Een individueel assessment om te kijken naar iemands potentieel is daarom vaak maar een deel van het verhaal. Interessanter is het om te kijken naar hoe iemand zal functioneren binnen de specifieke context van een bepaald team. Komt iemand goed tot zijn recht? Hoe is de verdeling qua persoonlijkheid in het team? Welke teamrollen missen er (nog)?

Met de combinatie van de verschillende persoonlijkheden kunnen er bovendien risico’s op belemmerende teamdynamieken worden voorspeld. Wie trekken naar elkaar toe? Waar is een risico van onderlinge spanning? En wat gebeurt er met de samenwerking onder hoge druk?

Teamfase die aandacht verdient #2: als team elkaar versterken

Als het team is gevormd, zorg er dan voor dat het toekomstbestendig is én blijft. Investeer in je teams, juist als er geen problemen zijn. Eventueel ‘gedoe’ kan daarmee ook worden voorkomen. Dit kan met een teamsessie die zich richt op elkaar beter leren kennen, het doorleven van de teamopdracht en het omarmen van feedback als een cruciale ontwikkelversneller.

Tijdens de ontbijtsessie hebben de deelnemers ook kennisgemaakt met ‘de mat’. Hiermee kun je de cultuur binnen een team ruimtelijk weergeven. Ieder teamlid gaat staan bij diens voorkeursrol (bijvoorbeeld: aanpakker, monitor, verbinder of ondernemer) en bijbehorende kwaliteiten of valkuilen. Zo zie je in één blik hoe het team is samengesteld: is er een goede spreiding of juist niet? Wat zegt dat over de samenwerking? Waar kun je op letten als team?

Teamfase die aandacht verdient #3: teamgedoe (toxics aanpakken)

Als het niet lekker loopt binnen een team, wordt er eigenlijk vaak te laat ingegrepen. Feedback wordt vermeden en de teamleden spreken elkaar niet meer aan op toxic gedrag. Er ontstaan negatieve patronen die steeds sterker worden en een eigen leven gaan leiden. Met als gevolg dat er vaak alleen gekeken wordt naar symptomen en te weinig naar de oorzaken.

Symptomen van een team met gedoe:

  • Genomen besluiten worden regelmatig ter discussie gesteld.
  • Teamleden hebben geen eenduidige visie op de doelen van het team.
  • Er is onduidelijkheid over de verschillende rollen binnen het team.
  • Teamleden voelen zich ondergewaardeerd.
  • Er is weinig onderling vertrouwen.
  • Er is irritatie en er zijn regelmatig misverstanden.

Het is dan noodzakelijk om een stapje terug te doen en weer eens goed naar de verschillende persoonlijkheden en teamrollen te kijken. En naar de andere zaken die belangrijk zijn in een team (zie #2). Hoe zijn de belemmerende dynamieken te verklaren? Inzicht in zo’n teamdynamiek is de eerste stap om deze te doorbreken. Belangrijk hierin is dat iedereen, de leidinggevende én de teamleden het eigen aandeel in de dynamiek onderkent. Van daaruit wordt gewerkt naar een gezamenlijke oplossing.

Dat de verantwoordelijkheid voor dit soort dynamieken bij alle betrokkenen ligt, illustreren we met onderstaand voorbeeld: de leidinggevende zit er steeds meer bovenop, met precies het ongewenste resultaat.

Voorbeeld van een negatieve teamdynamiek

Teamfase die aandacht verdient #4: organisatieverandering

Top-down communiceren en verandering realiseren duurt lang en is eigenlijk ook niet meer zo van deze tijd. Organisaties moeten wendbaar zijn en snel kunnen handelen. Dat is ook het geval bij veranderingen binnen de organisatie. Ook blijven termen als cultuurverandering enorm abstract voor betrokkenen.
(Leiderschaps-)teams kunnen in dat kader fungeren als een enorm krachtige en concrete hefboom voor verandering.

Belangrijke zaken hierbij zijn: jezelf en de andere teamleden kennen, oude waarheden en patronen doorbreken, de verantwoordelijkheid voor de verandering omarmen, elkaar aanspreken en feedback revitaliseren, persoonlijk leiderschap versterken en coaching op de werkvloer. En dit alles ondersteund met waardevolle inzichten vanuit people data.

En nu... hoe verder?

Dat is een vraag die veel organisaties hebben. Nu het steeds meer de teams zijn die als ruggengraat van organisaties fungeren, zal er op dat niveau ook meer aandacht moeten zijn. Op alle vlakken: samenstelling, samenwerken, ontwikkeling en interventies bij mogelijke problemen. En daarbij draait het om inzicht. Met de juiste inzichten kun je betere, duurzame beslissingen nemen.

Waardevolle inzichten met People Data: Hoe is de verdeling van dominante en minder dominante medewerkers binnen een team?

Tijdens de ontbijtsessie zijn diverse tools en interventies voorbijgekomen die wij bij uiteenlopende organisatie inzetten en die bijdragen aan sterke, toekomstgerichte teams. Wil je hier meer over weten?

  • Heb je een team- of organisatievraagstuk dat je graag kort wilt bespreken? Laat hier je gegevens achter dan beantwoorden we je verzoek, vraag of plannen we desgewenst een afspraak in met de hoofdsprekers van de ontbijtsessie Marian de Joode en/of Floor Lina. 

  • Of lees verder over ‘Teams als hefboom voor organisatieontwikkeling’ en ontdek onze aanpakken;
Redactie

Redactie

Waar mogen we de opname naartoe sturen? 

Hier zou ik ook graag meer over willen weten:

Offerte Team & Organisatie

Waar mogen wij het voorbeeldrapport naar toe sturen?