Politique de protection de la vie privée de LTP
LTP estime qu’il lui incombe de respecter votre vie privée. Cette déclaration explicite la politique de confidentialité de LTP. En utilisant nos services ou en y coopérant, vous acceptez la présente déclaration de confidentialité et accordez à LTP votre consentement pour qu’elle puisse utiliser vos données à caractère personnel pour ses services.
Définitions:
Candidat = personne qui est soumise à une évaluation
Mandant = le client qui demande une évaluation
Tiers = parties externes, n’étant pas le mandant ou LTP
Évaluation = service de sélection et de développement dans le sens large du terme, allant d’évaluations en ligne à un coaching.
Destruction d’une évaluation = la suppression de données à caractère personnel de sorte qu’il n’existe plus aucun lien identifiable entre une personne et les résultats d’une évaluation (cela vaut à la fois pour les questionnaires et le rapport une fois l’évaluation terminée).
1. À propos de LTP
LTP est un bureau de consultants en gestion, possédant différentes branches de services (en ligne) de ressources humaines, dont des évaluations, le développement personnel et le développement de l’organisation. Vous trouverez une description plus détaillée des services de LTP sur le site internet www.ltp.nl.
2. Quelles données collectons-nous et pour quelle finalité?
En fonction du service spécifique, LTP enregistre différentes données:
- 2.1 Données à caractère personnel
Prénom, particule, nom de famille, date de naissance, niveau de formation, sexe, adresse e-mail. L’adresse e-mail est nécessaire pour inviter le candidat à compléter des questionnaires (en ligne) et partager les résultats d’une évaluation. Les autres données sont nécessaires pour pouvoir créer des utilisateurs uniques, utiliser les normes appropriées et générer des analyses de groupe. Si le candidat doit se soumettre à une évaluation sur place, le numéro de téléphone et le domicile sont également enregistrés afin de prendre rapidement un rendez-vous. - 2.2 Réponses à des questionnaires
Toutes les réponses à des questionnaires doivent être enregistrées en indiquant l’heure à laquelle le candidat y a répondu. Ces données sont utilisées par LTP pour tenir à jour l’avancement des différents questionnaires afin de calculer les scores ultérieurement. Les réponses aux questions restent conservées en permanence dans la base de données de LTP afin de permettre le développement ultérieur des questionnaires. - 2.3 Réponses à des questions ouvertes (e.a. enquêtes à 360 degrés)
Toutes les réponses à des questions ouvertes sont tenues à jour séparément dans la base de données. Ces données ne sont pas utilisées à des fins de recherches et c’est la raison pour laquelle elles sont entièrement supprimées après six ans. - 2.4 Scores
Dès que les questionnaires requis ont été complétés, les scores des tests peuvent être calculés par LTP. Ces scores sont traduits en scores normalisés et, grâce aux données à caractère personnel, un groupe normalisé déterminé est sélectionné. Les groupes normalisés sont sélectionnés sur la base des données à caractère personnel : sexe, âge et formation. Les scores de tests sont enregistrés séparément en permanence dans la base de données de LTP afin de permettre de peaufiner les normes et de pouvoir effectuer des enquêtes scientifiques sur la base de ces scores de tests. Après expiration d’un délai de six ans, les scores de tests sont automatiquement rendus anonymes afin que les informations ne permettent plus d’identifier une personne spécifique. - 2.5 Résultats de l’évaluation ou du coaching
Une évaluation (en ligne) ou un coaching débouche sur la rédaction d’un rapport reproduisant les résultats. Au besoin, pour l’exécution de notre service, des employés concernés chez LTP peuvent consulter ces résultats. Les résultats sont toujours préalablement soumis pour accord au candidat avant d’être communiqués au mandant.
3. Fourniture de données à des tiers
Une fois l’évaluation et/ou le trajet de coaching terminés, les résultats sont tout d’abord partagés avec le candidat. Ce n’est que si vous autorisez LTP à le faire que vos données à caractère personnel seront partagées avec des tiers. Vous avez le droit de bloquer la remise de votre rapport au mandant.
Un blocage est impossible si une réglementation légale impose malgré tout la remise du rapport. Dans ce cas, LTP vous donnera l’occasion de formuler d’éventuelles objections à l’encontre de votre rapport. Vos objections seront envoyées simultanément avec votre rapport.
4. Délai de conservation du dossier et des résultats d’une évaluation
Les informations résultant de l’évaluation sont utilisées à des fins de développement et de sélection après que le candidat a accordé son consentement. À cet effet, LTP regarde plus loin que les informations qui ont initialement permis d’apparier le candidat, par exemple pour la réalisation d’analyses d’équipe ou de plans de développement personnel. Les informations résultant de l’évaluation peuvent être utilisées à des fins de développement personnel, pendant une période de six ans, à compter de la date de l’évaluation.
5. Enregistrement de données
LTP opère une distinction en ce qui concerne l’enregistrement de données se rapportant au candidat et à l’évaluation. Les données à caractère personnel du candidat sont enregistrées dans le système AFAS Profit d’ERP. Celui-ci utilise des centres de données aux Pays-Bas de LeaseWeb Netherlands. Les données de l’évaluation sont stockées dans des centres de données sécurisés d’AWS et de True au sein de l’Union européenne. Cette séparation vise à pouvoir éliminer facilement la possibilité d’associer le candidat et les données de l’évaluation.
6. Accès à votre dossier
Votre dossier est conservé par LTP de manière telle que seuls les employés qui en ont besoin pour leur fonction y ont accès. La confidentialité de vos données est ainsi garantie.
7. Confidentialité
LTP et ses employés sont tenus à tout moment à la confidentialité de tout ce dont ils ont pris connaissance dans le cadre de leurs activités, dans la mesure où ces données sont de nature confidentielle. L’avis professionnel du conseiller vous concernant est également couvert par l’obligation de confidentialité. Cette obligation de confidentialité subsiste également après la fin des travaux.
8. Fourniture d’informations à des fins de recherches et de statistiques
LTP peut fournir des données et des appréciations à des tiers à des fins de recherches et de statistiques. Dans ce cas, LTP veillera à ce que les données soient fournies de manière telle à ce qu’il soit impossible de reconnaître et d’identifier la personne concernée. Cette clause ne s’applique pas si cela n’est pas possible pour la finalité de l’étude. Dans pareille situation, les données seront uniquement remises à des tiers si vous accordez votre consentement à ce propos.
9. Protection de données à caractère personnel
LTP a mis en place des procédures de sécurité adéquates afin de protéger vos données à caractère personnel contre tout risque de perte ou toute forme de traitement illégitime. LTP met tout en œuvre pour éviter le plus possible toute collecte et tout traitement ultérieur inutiles de vos données à caractère personnel. LTP fait périodiquement réaliser un audit par une tierce partie externe spécialisée concernant le fonctionnement de notre politique de protection et de nos procédures. En outre, au moins deux fois l’an, un test de pénétration est effectué par une instance renommée. À cet effet, le logiciel de LTP est testé en termes de vulnérabilité.
10. Cookies
Pour les sites commerciaux, LTP utilise Google Analytics. Toutefois, ces informations sont exclusivement utilisées pour établir des rapports concernant l’activité du site internet sur le plan de son utilisation par les visiteurs. Les statistiques sont conservées de manière anonyme. Pour les instruments en ligne, LTP n’utilise pas des cookies traceurs et enregistre uniquement l’ID de la session, la langue du navigateur et l’ID des tests qui sont exécutés.
11. Consultation, modification et suppression de données
Il est possible de consulter, de modifier ou de supprimer les données à caractère personnel collectées par LTP et vous concernant. Si vous en émettez la demande, un conseiller vous permettra de consulter votre dossier et/ou vous en remettra une copie. En outre, un conseiller corrigera les données dans votre dossier si vous pouvez démontrer que celles-ci : a) sont incorrectes, b) incomplètes ou c) n’ont aucun rapport avec la finalité du dossier. Si vous introduisez une demande écrite en vue de la destruction de votre dossier, LTP est dans l’obligation de le détruire effectivement. Avant que LTP procède aux opérations ci-dessus, vous devez préalablement contacter LTP et devez pouvoir vous identifier. À cet effet, voir les coordonnées de contact ci-dessous.
Les psychologues de LTP sont attachés à l’institut néerlandais des psychologues (NIP) et adhèrent à cette éthique. Vous trouverez de plus amples informations concernant le NIP sur www.psynip.nl. Si vous avez des questions concernant la politique de confidentialité de LTP, vous pouvez nous contacter par e-mail à l’adresse info@ltp.nl ou par téléphone au +31 (0)20 30 50 400.
