Traineeselectie anno 2020: zonder bias, op afstand en met een heldere besluitvorming

Het aannemen van trainees is voor veel organisaties essentieel; het geeft hen de talentpijplijn om over een aantal jaren genoeg managementpotentieel en specialisten in huis te hebben. Anno 2020 moet het traineeselectieproces wel flink anders worden georganiseerd: op afstand! Meteen een goed moment om ook extra aandacht te besteden aan een heldere besluitvorming en het voorkomen van bias.

Immers, in veel organisaties wint het onderbuikgevoel het aan het einde van de rit van de procedure. Graag neem ik je mee in hoe je dit gevoel (of de zorg hieromtrent) zoveel mogelijk kunt voorkomen en hoe je tijdens de gehele procedure in control blijft.

Meteen meer lezen over onze aanpak voor traineeselectie op afstand? Lees dan hier verder.

Vaak is de selectieprocedure goed doordacht

Er wordt veel energie gestoken in een mooie wervingsprocedure en organisaties gaan elkaar te lijf in de war for talent. Met valide tools en rake gesprekken wordt getracht zo goed mogelijk de beloofde talenten binnen te halen. En dat alles binnen een kort tijdsbestek.

Tot het moment dat bepaald moet worden wie er mogen starten als trainee. Een lange selectiedag, een flinke discussie aan het einde met alle selecteurs – die naar huis moeten, waar een privéleven op hen wacht – en de discussie suddert voort. Snel wordt er toch een besluit genomen. In the heat of the moment, op basis van intuïtie. Daar gaat je valide selectieprocedure. We zien dit bij veel organisaties gebeuren; het onderbuikgevoel wint het van de procedure.

De populariteit van het traineeship 

Een traineeship is binnen een organisatie vaak een populair onderwerp om de bemoeizucht van iedereen te kunnen stillen. HR wil betrokken zijn bij de werving en selectie, de ‘lijn’ wil dat ook, ‘want zij gaan ze uiteindelijk aannemen’ en het management wil ook meedenken vanuit de strategie en visie van de organisatie. Aan HR/recruitment de schone taak deze meningen te combineren tot een ideale aanpak. Daarbij niet onbelangrijk: een zee aan concurrenten jaagt eveneens op trainees, dus men wil de beste kandidaten én als organisatie aantrekkelijker zijn dan de concurrent.

Hieronder vind je de 6 belangrijkste uitgangspunten bij het ontwikkelen van een traineeselectieprocedure:
1. Creëer een helder profiel

Bereik consensus over het profiel van de trainee. Zorg dat je iedereen betrekt die zijn of haar mening wil geven en gebruik dit als input voor een mooi gebalanceerd profiel. Met heldere competenties, het gewenste niveau en ontwikkelpotentieel. Bedenk of, en zo ja, waar trainees gaan uitstromen in de organisatie na hun traineeship en waar ze over een aantal jaar moeten kunnen staan. Dit helpt gedurende de hele procedure voor alle selecteurs objectief voor ogen te hebben welk profiel wenselijk is.

2. Staar je niet blind op competenties, maar kijk ook altijd naar veranderkracht

Met de vele veranderingen waar organisaties mee te maken hebben in deze tijd, is een traineeship geen dichtgetimmerd vaststaand traject meer. De organisatie verandert, functies en rollen veranderen mee. Kijk daarom naast de competenties ook altijd naar Veranderkracht. Dat is waarschijnlijk de belangrijkste kwaliteit voor de toekomst.

3. Bedenk welke onderdelen terugkomen in je procedure en welke competenties je waar gaat meten.

Laat je daar gerust over adviseren. Houd je metingen zuiver en laat geen zaken ‘door elkaar lopen’. Wanneer je in het interview dus besluit drie competenties te meten, hou het dan ook bij die drie competenties. Je kunt mensen uiteraard daarnaast de ruimte bieden hun algemene indruk te geven. Hou hierbij ook in gedachten dat niet alle onderdelen zich goed lenen als meetmoment. Een speeddate met allerlei lagen van de organisatie is heel leuk, maar geeft weinig informatie over iemands geschiktheid als trainee. Probeer de verzamelde data tijdens de procedure zoveel mogelijk de kwantificeren en wees je bewust van beoordelingsfouten.

4. Besteed voldoende aandacht aan de candidate experience, maar overdrijf het niet.

Een selectieprocedure kan natuurlijk opgeleukt worden en dat is ook belangrijk in de arbeidsmarktcommunicatie. Kandidaten vinden het leuk om deel te nemen aan interessante, uitdagende selectiedagen. Zeker als ze er zelf ook nog wat aan over houden: meer zelfinzicht, hoe zit het met hun persoonlijke purpose, bij wat voor soort werkgever past hij of zij goed, etc. Maar verwacht niet dat mensen net zo graag jouw selectieprocedure doorlopen als dat ze in het park liggen; dat laatste is toch echt leuker en dat is prima.

5. Creëer draagvlak in de organisatie.

Betrek collega’s bij de selectiemomenten. Zo creëer je draagvlak en geef je garantie dat de trainees worden geaccepteerd in de organisatie. Houd gedurende deze selectiemomenten het eerder bedachte profiel zeer scherp voor ogen. Het risico ontstaat namelijk dat de dominante manager die zelf ook trainee is geweest, te veel zichzelf gaat zoeken. Of dat iedereen een verschillende definitie hanteert van de competentie ‘samenwerken’. Kortom: hou het profiel scherp en te allen tijde bij de hand.

6. Structureer de besluitvorming en blijf in control.

Bedenk van tevoren een heldere structuur hoe de besluitvorming moet verlopen. Wie heeft de doorslaggevende stem? Hoe kun je de resultaten van de selectiemomenten zoveel mogelijk kwantificeren (en onttrekken aan gevoelens en niet onderbouwde oordelen)? Wat weegt wanneer mee (heeft het meenemen van het cv nog toegevoegde waarde in de laatste fase)? En wie heeft de regie om dit proces in goede banen te leiden?

Al deze punten helpen je om uniformiteit te waarborgen in de procedure en discussies over vorm of methoden zoveel mogelijk te voorkomen. Overigens kun je de selectieprocedure op veel punten ook digitaliseren, zodat je ook digitaal of desnoods op gepaste afstand de selectieprocedure kunt voortzetten.

Niet te vergeten: evalueren

Wanneer je deze procedure doorlopen hebt en je de trainees hebt aangenomen, evalueer dan hoe ze het doen in de praktijk. Bedenk welke uitkomstmaten er zijn om dit te meten (de zogezegde quality of hire) en je selectieprocedure te kunnen verbeteren. Idealiter heb je na verloop van tijd voldoende data om onderzoek te doen naar voorspellers van succes, te meten met bijvoorbeeld werkprestatie, retentie, snelheid van doorstroom. Vergeet hierin niet om ook factoren mee te nemen als leeftijd, geslacht, studieachtergrond of het aantal jaren werkervaring. Niet om vervolgens daarop te kunnen selecteren, maar om uit te sluiten dat je hierover geen onbewuste of onterechte selecties maakt. Een dergelijk onderzoek geeft je vervolgens ook weer belangrijke informatie voor het management en de lijn.

Tot slot: word je bewust van indrukken die zijn ingegeven door gevoel.

Als HR-professionals nemen we continu beslissingen en we hebben geleerd om dat te doen op basis van feiten. Door alle STAR(t)-trainingen, interviewtrainingen en dergelijke hebben we vaak een goede antenne ontwikkeld voor wanneer iemand geschikt is of ongeschikt. Dat betekent dat je soms indrukken hebt die ogenschijnlijk zijn ingegeven door gevoel. Dat is niet erg en ontstaat als je veel gesprekken voert. Probeer dat gevoel echter wel om te zetten in zichtbare observaties (vergeef me het pleonasme), zodat je anderen ook kunt meenemen in dit oordeel. Soms helpt het zelfs om je onderbuikgevoel uit te spreken. Wellicht herkennen anderen dat ook en kunnen zij daar wel een observatie aan koppelen. Dat helpt je om samen verder te komen.

Natuurlijk zijn de voorbeelden in dit stuk gechargeerd, maar de dynamiek zal ongetwijfeld bekend zijn en hopelijk geeft het je duidelijke handvatten en stof tot nadenken. Lijkt het je interessant om verder te praten met een van onze experts of ben je benieuwd naar de traineeaanpak van LTP? Neem dan gerust contact op: J.vanderPlas@ltp.nl of 06 – 8366 1305.

Jesse van der Plas
Jesse van der Plas
Jesse is organisatieadviseur, assessmentpsycholoog en trainer bij LTP Online. Hij helpt organisaties bij de ontwikkeling en selectie van medewerkers en teams. Jesse heeft expertise op het vlak van Talent Attraction & Development, Gamification en (online) assessments. Je vindt Jesse ook op: www.linkedin.com/in/jessevanderplas
Op welk mailadres wil je het voorbeeldrapport ontvangen?