Hoe geconcentreerd werken wij?

Over de illusie van multitasken en het teveel aan prikkels. Hoe blijf je in deze tijd met een stortvloed aan stimuli tóch effectief?

De termen ‘actief’ en ‘productief’ worden nogal eens door elkaar gehaald. Multitasken lijkt dynamisch en ijverig, maar is verre van efficiënt. Het resulteert vaak in slordigheden en tijdsverlies en vermindert productiviteit. De term is afkomstig uit de computerwereld, waar met multitasking wordt bedoeld dat verschillende computerprogramma’s tegelijkertijd actief zijn. In ons geval gaat het eigenlijk om ‘switchtasken’. Je wisselt heel snel tussen taken, waardoor het lijkt alsof je er gelijktijdig mee bezig bent. Deze zogenaamde switchkosten (ook al zijn het milliseconden) leiden tot inefficiëntie.

“Die ene collega die altijd met drie dingen tegelijk bezig is, lijkt flink wat bij te dragen en een aanwinst voor de organisatie. Maar is dat echt zo?”

Je aandacht opsplitsen kan niet
Alleen zeer geautomatiseerde taken of onbewuste processen (de ademhaling en spijsvertering) kunnen tegelijkertijd plaatsvinden met een ‘complexere’ taak, bijvoorbeeld ademhalen en dit stuk lezen. Wanneer er echter aandacht nodig is, ontstaan problemen. Het menselijk brein is namelijk niet in staat om meerdere, enigszins complexe handelingen tegelijkertijd uit te voeren.

Zo is het goed mogelijk dat je tijdens het hardlopen (geautomatiseerde taak) een telefoongesprek kunt voeren. Maar vereist het telefoongesprek meer aandacht, dan zal je merken dat je langzamer gaat lopen. Je aandacht voor het hardlopen verslapt. Als plots een scooter voorbij vliegt, dan verlies je juist weer een deel van het gesprek. Kortom: je aandacht opsplitsen kan niet. Toch is de hoeveelheid prikkels, die wij tegelijkertijd binnenkrijgen, de afgelopen jaren exponentieel toegenomen. En die prikkels laten we 24/7 toe.

Overvloed aan prikkels
Veel van deze prikkels hebben te maken met het continu op de hoogte willen zijn van alles wat er in ons netwerk gebeurt. Het is inmiddels een bekend probleem, de verslaving van mensen aan social media en hun telefoon. Het voortdurend checken van sociale media geeft instant bevrediging, je hersenen rekenen op deze kortetermijnbeloning. Tien minuten geen statusupdate, like of nieuwe connectie kan al als erg lang worden ervaren. Dwangmatig gedrag wordt in korte tijd aangeleerd.

“De prikkelintensiteit is ontzettend toegenomen als gevolg van technologische ‘vooruitgang’. Je twintig minuten aaneengesloten kunnen concentreren, ligt steeds minder voor de hand.”

Reageren of niet?
Onze hersenen werken ook niet mee. Die werken nog bijna precies zoals die van onze voorvaderen. Wij zijn té gevoelig voor prikkels. Het lichaam maakt geen onderscheid tussen een papieren tijger (boze mail) of een echte tijger. Op welke prikkel moet je direct reageren en welke kun je negeren? Veel mensen ervaren in toenemende mate stress als gevolg van alle prikkels.

Hoe blijf je in de tijd vol prikkels tóch effectief?

  • Plan prikkelarme momenten in (geen tv, radio, social media, etc.).
  • Bekijk je e-mails en social media op vaste tijden. Zet de ‘piep’ en popup-melding bij het binnenkomen van nieuwe berichten uit.
  • Maak een realistische planning, met prioritering. Op een papieren to-do-list kun je fijn afstrepen. Maar online heeft ook weer voordelen: je hebt je lijst altijd bij je en je kunt het gemakkelijk delen met collega’s.
  • Ben je een ochtendmens of een avondmens? Plan belangrijke taken in wanneer jij op je best bent!
  • Richt je aandacht volledig op één taak.
  • Ga pas verder als een taak is afgerond.
  • Begin de dag ontspannen, want het werkt de hele dag door als je gestresst begint. Drink niet te veel koffie: je wordt er wakker van en meer gefocust, maar je lichaam komt ook in stresstoestand (verhoogde bloeddruk).

Grote verschillen
Recente inzichten laten dus zien dat effectief multitasken voor nagenoeg iedereen lastig is. Op de werkvloer zie je grote verschillen in het vermogen van mensen om met diverse taken en grote hoeveelheden informatie om te gaan. Het is daarom bij de selectie van nieuwe medewerkers bijzonder zinvol om deze aspecten mee te nemen in de aanname beslissing. Met de toenemende complexiteit in het werk zijn dit cruciale factoren voor succesvol functioneren.

LTP game: Information overload
Het niet goed kunnen omgaan met een overkill aan informatie kan leiden tot stress en afnemende besluitvaardigheid. Met alle gevolgen van dien. De innovatieafdeling van LTP bedacht en ontwikkelde daarom een speciale game.

De game maakt inzichtelijk hoe iemand omgaat met een grote hoeveelheid informatie en verschillende onderbrekingen, bijvoorbeeld een collega die even snel iets van je nodig heeft. In de game is de opdracht aan de kandidaat om een aantal verschillende bidbooks voor de Olympische Spelen te beoordelen, om uiteindelijk tot een gefundeerd advies te komen. Daarnaast wordt de reactiesnelheid gemeten. In dit onderdeel van de game moet de kandidaat er onder tijdsdruk voor zorgen dat een steeds snellere stroom aan dossiers bij de juiste ‘collega’s’ terecht komen. De beslisregels voor het toewijzen, nemen daarbij toe in complexiteit.

LTP biedt inzicht: hoe gaat iemand om met (te) veel informatie?
De uitkomsten van de LTP game bieden inzicht in het vermogen van de deelnemer om met veel informatie om te gaan en wat het effect van de verschillende onderbrekingen hierop is (de switchkosten). Ook wordt in kaart gebracht welke strategie de deelnemer hanteert en wat de kwaliteit van de uiteindelijke beslissing is in relatie tot de geraadpleegde informatie.

De game wordt steeds vaker ingezet in de selectieprocedure, als aanvulling op het traditionele assessment. Deelnemers vinden de opdracht leuk om te doen, omdat deze aansluit bij wat men in de dagelijkse praktijk meemaakt. De nieuwe technologie maakt het mogelijk om voor de opdrachtgever succesfactoren in kaart te brengen die voorheen niet goed gemeten konden worden.

De adviseurs van LTP hebben het vermogen treffend te analyseren (via een assessment, online tool of bijvoorbeeld een game) en mensen zó te raken dat ze hun eigen kracht zien en gaan inzetten. De organisatie wordt veelal ingezet om bedrijven te helpen bij de selectie en ontwikkeling van (potentiële) medewerkers.

Meer weten?
Stuur een mail naar science@ltp.nl.

David Plaut

David Plaut

David Plaut was partner bij LTP in Groningen, maar heeft in 2022 een nieuwe loopbaanstap gemaakt.
Op welk mailadres wil je het voorbeeldrapport ontvangen?